تريد أن تكون أكثر إنتاجية في عملك؟.. تخلص من هذه الأشياء

شهد العالم تغيرات عديدة في مجالات العمل على مدار العامين ونصف العام الماضيين. وأصبح العمل عن بُعد، الذي كان يُعدّ نادراً في يوم من الأيام، هو القاعدة، خاصة في مجالات مثل التسويق عبر الإنترنت الذي يمكن القيام به بسهولة عن بُعد.

ويمكن أن يمثل مفهوم العمل عن بُعد تحدياً للبعض فيما يتعلق بالقدرة على الحفاظ على ثبات مستويات الإنتاجية. لكن يقدّم الخبراء بعض النصائح التي يمكن أن تساعد على إنجاز المزيد مع ضغط أقل، وفقاً لما ورد في تقرير نشره موقع "سيرتش إنجين لاند"، بحسب ما نقله موقع "العربية".

إنّ العمل عن بُعد له فوائده وتحدياته، وتُعدّ الإنتاجية أحد أكبر التحديات، خاصة أنّ هناك عوامل تشتت في المنزل غير موجودة في المكتب

وخلال ذروة جائحة كورونا، كان ما يصل إلى 71% من الموظفين والعاملين يؤدون مهامهم عن بعد. إنّ العمل عن بعد له فوائده وتحدياته، وتُعّد الإنتاجية أحد أكبر التحديات، خاصة أنّ هناك عوامل تشتت في المنزل غير موجودة في المكتب، والعكس بالعكس، حيث إنّ العمل من المكاتب أيضاً به عوامل تشتيت لا توجد في المنزل. لكن في كل الأحوال يوجد (10) أشياء، بحسب نصائح الخبراء، يمكن التخلص منها لكي يصبح الشخص أكثر إنتاجية في العمل، كما يلي:

تعدد المهام

يجب التغلب على إغراء القيام بمهام متعددة مثل التحقق من البريد الإلكتروني أثناء المشاركة في اجتماع عبر تطبيق زووم، على سبيل المثال، لأنّ تعدد المهام يجعل الشخص أقل إنتاجية، وليس العكس كما يعتقد البعض، ينبغي بذل قصارى الجهد لإعطاء الاجتماعات كامل الانتباه والتركيز.

العمل المستمر بدون فواصل

من الصعب الابتعاد عن المكتب والكمبيوتر عندما يكون المرء لديه الكثير ليفعله، إلى جانب المشاركة في العديد من الاجتماعات، والرد على الكثير من الاتصالات والبريد الإلكتروني، لكن ينصح الخبراء بضرورة أخذ فترات راحة قصيرة؛ لأنّها تحسّن الإنتاجية وتساعد على منح منظور جديد للمهام التي يتم القيام بها. يمكن قضاء فترات الراحة في المشي أو أيّ نشاط بدني بسيط، في أماكن مكشوفة، إذا أمكن ذلك.

هذا، ويساعد الهواء النقي والحركة على تصفية الذهن. بل يمكن التوصل في كثير من الأحيان إلى حل لمشكلة ما كان الشخص يجهد للوصول إليها، ويصبح واضحاً في الوقت الذي يبتعد فيه عن المكتب للحصول على بعض الهواء النقي.

عناصر الإلهاء

يمكن أن تكون عوامل التشتيت مشكلة، سواء كان الشخص يعمل من المنزل أو في مكتب، ويمكن أن تأتي مصادر التشتيت من البيئة المحيطة، ويمكن أن تكون التكنولوجيا، التي صُممت لجعلنا أكثر إنتاجية، مصدر إلهاء أيضاً. على سبيل المثال، بينما يكون الشخص منهمكاً في الكتابة أو تدوين ملاحظات يظهر تذكير باجتماع على شاشة الكمبيوتر. بالطبع، يُعدّ التذكير بالاجتماعات عنصراً ضرورياً، ولكن لا يحتاج المرء حقاً إلى أن يتم إعلامه في كل مرة يتلقى فيها بريداً إلكترونياً أو محادثة بين فرق العمل على تطبيق زووم على سبيل المثال.

تعدد المهام يجعل الشخص أقل إنتاجية، وليس العكس كما يعتقد البعض، وينبغي بذل قصارى الجهد لإعطاء الاجتماعات كامل الانتباه والتركيز

ويمكن توقيف إشعارات البريد الإلكتروني تماماً، أي لا يظهر على جانب الشاشة إشعار بوصول رسالة وكذلك أصوات التنبيه. في المقابل، يمكن التحقق من البريد الإلكتروني على فترات منتظمة، حيث يؤدي إيقاف تشغيلها إلى قطع شوط طويل في تقليل الانقطاعات وتحسين الإنتاجية.

الأعمال الروتينية المتكررة

توجد قاعدة مهمة في أساليب أداء الأعمال مفادها أنّه إذا وجد المدير نفسه يقوم بمهمة أكثر من (3) أضعاف بالطريقة نفسها بالضبط، فإنّه يستطيع إعداد مقطع فيديو يوضح كيفية القيام بالمهمة، ثم يكلف بها أحد أعضاء فريق العمل المبتدئين، إنّها طريقة مدهشة لتوفير الوقت والجهد وإعداد الكوادر الجديدة في آنٍ واحد.

ويؤدي البعض المهمة نفسها يوماً بعد يوم، أو أسبوعاً بعد أسبوع، مثل سحب التقارير والتحقق من سرعة الميزانية ومراجعة الأداء كجزء منتظم من روتين أيّ مسوق رقمي، على سبيل المثال، لكن من الممكن ومن الواجب تقليل الروتين المتكرر أو تبسيطه، مثل تفويض بعض هذه المهام إلى موظفين مبتدئين.

اجتماعات غير ضرورية

تمثل الاجتماعات جزءاً كبيراً من أيام عمل العديد من الجهات، فيمكن أن تكون الاجتماعات ضرورية ولا مفر منها، حيث يجب على الجميع عقد لقاءات مع العملاء، على سبيل المثال. لكن يوجد أيضاً العديد من الاجتماعات غير الضرورية، خاصة بعدما أصبح السائد هو عن بُعد.

تقويم فوضوي

يُعدّ التحكم في التقويم المستخدم أمراً أساسياً لتحقيق زيادة الإنتاجية، ولا يجب قصر استخدام التقويم على الاجتماعات، وإنّما تتم جدولة فترات زمنية لإنجاز المهام، تحاشياً لملء الوقت بمزيد من الاجتماعات ومن أجل حماية الوقت من خلال تحديد وقت بدء وانتهاء يوم العمل والالتزام به قدر الإمكان. بالطبع، يمكن أن تطرأ اجتماعات عاجلة خارج ساعات العمل العادية، وأحياناً لا يمكن تجنبها.

مساحة عمل فوضوية

إنّ الاحتفاظ ببيئة أو مساحة عمل منظمة ومرتبة "يؤثر بشكل كبير على إدراكنا وعواطفنا وسلوكنا، ممّا ينعكس بشكل إيجابي على صنع القرار والعلاقات مع الآخرين". لذا، فإنّه مهما كانت المساحة المخصصة في المنزل للعمل، أو أينما كانت، ينبغي التحقق ممّا إذا كان بالإمكان التخلص من الفوضى وتنظيمها.

وسائل التواصل الاجتماعي

إنّ التحقق من وسائل التواصل الاجتماعي باستمرار ومتواصل هو قاتل حقيقي للإنتاجية، لذا فإنّه بدلاً من إبقاء منصة تويتر مفتوحة طوال اليوم، يمكن تحديد الأوقات التي سيتم التحقق منها ومتابعتها فيها، وليكن في الصباح الباكر، وبعد الانتهاء من العمل، والراحة في المساء.

الضغط على النفس

تدفع الطبيعة البشرية الكثيرين إلى الضغط على النفس. ينصح الخبراء بالتساهل مع النفس قليلاً، وأن يمنح الشخص نفسه بشيء من الواقعية ما يمكن إنجازه في يوم واحد. وإذا كان الشخص يشعر بالحمل الزائد، فيمكنه الجلوس مع مديره وتحديد جدول زمني للمهام كلّ منها على حدة، مع الاستعانة بالمدير في المساعدة على تحديد الأولويات.

الشك الذاتي

يجب التعامل بإيجابية وثقة مع حالات الشك الذاتي. وينبغي أن يؤمن الشخص بقدراته، وأنّه غير مطالب بأن يلبي كافة الاتصالات وإنجاز جميع المهام في آنٍ واحد، وإنّما وفقاً لجدول زمني محدد وفقاً للأولويات بما يحقق زيادة الإنتاجية، لذا يجب عدم الالتفات إلى الإحساس بعدم القدرة على الإنجاز والحرص على التنظيم والثقة بالنفس والعمل بدون ضغط